オフィス移転の手続きガイド！必要な手続きとスムーズな進め方を徹底解説

オフィスの移転を考えているけれど、手続きが多くて煩雑になりそうとお悩みではありませんか。そこで本記事ではそんなお悩みを払拭すべく、オフィスの移転に必要な手続きとスムーズな進め方を解説します。この記事を最後までお読みいただき、手続きを把握したうえで、スムーズで忘れや漏れのない移転にお役立てください。

オフィスの移転とは

オフィスの移転は、一般家庭の引っ越しとは大きく異なり、デスクやキャビネットなどのオフィス家具はもちろん、機密書類や精密機器など重要なものも移動させるため、綿密な計画と引っ越しのプロフェッショナルなサポートが必要です。また、オフィスを移転する際にはオフィス家具などハード面の移動だけでなく、各方面への連絡や変更、届け出などソフト面の移動が伴います。さらに、手続きの中には期限内におこなわなければ罰則を科されてしまうものもあるため事前の準備が必要です。そのため、オフィスを移転する際には、業務への影響を念頭に置いたうえで、確実かつ安全な事前準備が求められます。

オフィスの移転で得られるメリット

オフィスの移転は、企業の成長に関わる重要なものとして位置づけられ、さまざまなメリットが存在します。ここでは、オフィスの移転で得られるメリットについて解説します。

業務効率や生産性の向上

オフィスの移転をきっかけとしてオフィス環境を改善できるため、業務効率や生産性の向上が期待できます。移転により、効率的なレイアウトへと変更できるため、部署間の連携強化や、行き来に要する時間の削減などを実現します。

従業員の帰属意識やモチベーション向上

オフィスの移転にともない、オフィスに機能性を持たせることにより従業員が働きやすくなります。快適かつ清潔なオフィス環境で働けることで、従業員の帰属意識やモチベーション向上に繋がることは大きなメリットです。また、移転により交通アクセスの良い立地で働ける場合には、通勤にかかる負担の軽減にも効果をもたらします。

手狭感の解消

オフィスの移転にともない手狭感が解消されることも大きなメリットです。企業の成長にともない従業員数が増加すると、オフィスに手狭感を抱いてしまいます。そのため、移転を機会に十分なスペースを確保し、快適な労働環境を提供することで、業務効率や生産性の向上が期待できます。

企業ブランディングの向上

オフィスの移転をきっかけに、内装デザインやイメージの刷新を図り、お洒落で洗練されたオフィスを構えることで、顧客や来訪者に好印象を与える企業ブランディングの向上が期待できます。また、自社の理念やブランド価値を対外的にアピールできるオフィスをデザインすることで、求職者からも好印象を抱かれやすく、採用面にもプラスの効果をもたらします。

ミーティングルームやリフレッシュルームの確保

オフィスの移転に際して、ミーティングルームやリフレッシュルームを設けることにより、従業員同士の交流やコミュニケーションが活性化し、総合的な組織力の向上に繋がります。また、ミーティングルームやリフレッシュルームは、新しい企業文化を創造し、職場の一体感を強化する手段としても有効です。

オフィスの移転で連絡・変更が必要な手続き

オフィスを移転する際には、さまざまな連絡や変更手続きをおこなう必要があります。ここでは、オフィスの移転で連絡や変更が必要な手続きについて解説します。

オーナー・管理会社への解約通知

オフィスの移転が決定した際には、オフィスのオーナーや管理会社に対して解約通知を出す必要があります。契約書により、解約通知を出すタイミングは退去する6ヵ月前までと定められているのが一般的です。また、退去を決めた際には、事前に原状回復の範囲や指定業者の有無などをヒアリングしておくことも重要です。

銀行・クレジットカード会社の内容変更

オフィスの移転にともない、銀行やクレジットカード会社へ登録内容の変更をおこなう必要があります。オフィスの住所変更手続きを怠ってしまうと、重要な通知が旧住所に届いてしまったり、金融取引に支障を出してしまったりするリスクがあります。また、銀行やクレジットカード会社に関する内容変更をおこなう際には、登記事項証明書や社印などが必要となるため、早期からの準備が欠かせません。

電気・ガス・ネット回線・電話回線の移転手続き

電気・ガス・ネット回線や電話回線などのライフラインでは、移転元の解約手続きや移転先における契約手続きが必要です。ライフラインの移転手続きでは、新オフィスのサービス開始日と旧オフィスにおける解約日を調整することで、業務に支障の出ないようにする必要があります。また、ガスの手続きの場合には、現地での立ち会いが必要になるため、業務に支障の出ない範囲でスケジュール調整をおこないましょう。

保険の登録内容変更

自社で加入している保険の契約内容についても、移転にともなう住所変更の手続きが必要です。企業で加入している保険には、雇用保険・労災保険・介護保険・健康保険・厚生年金保険などがあり、すべての保険で内容変更の申請が必要になります。

リース会社への連絡

オフィス移転の際には、使用している複合機などのリース備品についてもリース会社へ連絡が必要になります。リース用品の所有権はリース会社にあるため、設置場所の変更には手続きが必要です。

取引先への連絡

取引先や得意先への連絡は、必ず移転前におこなうことがビジネスマナーです。新住所や電話番号、移転の日程を事前に伝えることで、連絡の不通や取引の遅延を防止できます。取引先や得意先にはメールや書面などで案内を出し、同時に会社ホームページや名刺などの更新も忘れずにおこなうようにしましょう。

オフィスの移転で届け出が必要な手続き

オフィスを移転する際には、各種関係機関への届け出が必要です。ここでは、オフィス移転で届出が必要な手続きについて解説します。

転居届（郵便局）

郵便局に転居届を出すことで、オフィスを移転してから1年間、旧住所宛の郵便物を新住所へ自動的に転送してくれるため、重要な書類の見落としを防止できます。届け出から転送が開始されるまでに数日かかるため、オフィスの移転と同時に郵便物を転送してもらいたい場合には、余裕を持って届けを出しておく必要があります。

移転登記（移転前の管轄法務局）

オフィスを移転した際には、移転前の管轄法務局に移転登記を申請する義務が発生します。移転登記は、本店の場合には「本店移転登記申請書」を移転後2週間以内に、支店の場合には「支店移転登記申請書」を移転後3週間以内に提出しなければなりません。また、提出の際には、登記事項証明書、定款、印鑑証明書、株主総会議事録または取締役会議事録の添付が必要です。

異動届出書（移転前の管轄税務署）

オフィスを移転した際には、移転前の管轄税務署に「異動届出書」を提出する必要があります。この書類は、移転後すみやかに提出しなければなりません。また、提出の際には、移転手続完了後における登記事項証明書の添付が必要です。

給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書（移転前の管轄税務署）

オフィスを移転した際には、移転前の管轄税務署に「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」を提出する必要があります。 この書類は、移転後1ヵ月以内に提出しなければなりません。また、提出の際には「登記事項証明書」または「変更の事実を証明できる書類の写し」の添付が必要です。

健康保険・厚生年金保険適用事務所名・所在地変更（訂正）届（移転前の管轄年金事務所）

年金事務所の管轄エリア外へオフィスを移転した際には、移転前のエリアを管轄する年金事務所に「健康保険・厚生年金保険適用事務所名・所在地変更（訂正）届」を提出する必要があります。この書類は、移転後5日以内に提出しなければなりません。また、提出の際には、個人か法人かによって添付書類も異なるため注意が必要です。

労働保険名・所在地等変更届（移転先の管轄労働基準監督署）

労働基準監督署の管轄エリア外へオフィスを移転した際には、移転先のエリアを管轄する労働基準監督署に「労働保険名・所在地等変更届」を提出する必要があります。また、移転で都道府県が変更になる場合には、添付書類も異なるため注意が必要です。

雇用保険事業主事業所各種変更届（公共職業安定所）

オフィスを移転した際には、公共職業安定所に「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出する必要があります。この書類は、移転後10日以内に提出しなければなりません。また、提出の際には「移転後の登記事項証明書の写し」「労働保険名称所在地変更届」の添付が必要です。

車庫証明（移転先の管轄警察署）

オフィスを移転した際には、移転先の管轄警察署に「車庫証明」を提出する必要があります。この書類に提出期限はありませんが、移転後すみやかに提出しなければ、原則として車両を保有することはできない決まりとなっています。

オフィス移転の際に気をつけたいポイント

オフィスを移転する際には、あらかじめ押さえておきたいポイントがあります。ここでは、オフィス移転の際に気をつけたいポイントについて解説します。

オフィス移転の変更登記を2週間以内に済ませる必要がある

オフィスを移転した際には、移転前の管轄法務局に移転登記を申請する義務があります。移転登記申請の期限は、オフィス移転後2週間以内です。この登記を怠ると、登記懈怠（とうきけたい）とみなされ100万円以下の罰金を科せられる場合があります。そのため、移転の日時が決定したら、逆算して移転登記の期限を把握するようにしておきましょう。

所在地記載がある定款は変更登記する必要がある

定款に会社の所在地が記載されている場合には、管轄法務局に定款に関する変更登記の申請が必要になります。この場合は、株主総会で定款の変更を決議しなければなりません。

商号を変更しなければならない場合がある

移転先の住所に同じ商号の会社が存在している場合には、同じ商号の使用は認められないため、商号変更をおこなう必要があります。この場合には、新しい社名での再登録手続きが必要となり、登記の再申請や印刷物の変更などが発生します。

管轄の法務局が変わる場合には印鑑カードを再発行する必要がある

オフィスの移転にともない管轄の法務局が変わる場合には、移転先の法務局で印鑑カードを再発行する必要があります。これは、新しい管轄区域で印鑑証明書を取得するために必要な手続きです。

移転手続きに不安がある際の相談先

オフィスの移転にともなう手続きは煩雑になりがちなため、専門家に相談することが重要です。ここでは、手続きに不安がある際の相談先について解説します。

法務局に相談する

オフィスの移転に際して、登記に関する疑問がある場合には、法務局に相談するのがおすすめです。法務局では、対面・電話・Webそれぞれの方法で疑問に回答するサービスを提供しています。相談は完全予約制になっていることがほとんどのため、前日までに予約を入れておく必要があります。

司法書士に相談する

オフィスの移転に際して、書類作成や申請に関する疑問がある場合には、司法書士に相談するのがおすすめです。司法書士には書類作成から申請まですべてを任せられるため、時間と労力を大幅に削減し、手続きをスムーズに進められます。

まとめ

この記事では、オフィス移転のメリット、オフィス移転で連絡・変更・届け出が必要な手続き、移転で気をつけたいポイントや手続きの相談先について解説しました。オフィスの移転には、業務効率の向上や企業ブランディング強化、手狭な環境の解消といったメリットがあります。
一方で、移転手続きにはさまざまな連絡や届け出が必要です。例えば、管理会社や取引先への連絡、法務局への移転登記、税務署への異動届の提出などがあります。また、手続きの中には、期限内におこなわないと罰金が科せられるものもあるため注意が必要です。そのため、手続きに不安がある場合には、法務局や司法書士に相談することをおすすめします。
滞りなくオフィスを移転するためには、専門家のサポートを受けながら確実に進めることが重要です。

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